Det ni brukar fråga först
Frågorna nedan är de som faktiskt ställs av handläggare, enhetschefer, IT-avdelningar och dataskyddsombud. Saknas något är det bara att höra av sig.
Tre frågor att ställa till vilken leverantör som helst
Står ni inför att teckna avtal för ett transkriberingsverktyg är vår enda önskan att ni ställer de här frågorna till den leverantör ni pratar med. Svaren är värda att ha i handen oavsett vem ni väljer. Här är våra svar.
Vilket verksamhetsområde är verktyget byggt för?
Fråga vidare om verktyget är byggt för verksamheten eller anpassat till den i efterhand. Ett verktyg som kommer från hälso- och sjukvården bär med sig medicinsk journalföring, andra begrepp och en annan lagstiftning, och certifieringar som inte säger något om sekretess mellan myndigheter, partsinsyn eller gallring av allmänna handlingar.
VeraVox är byggt för socialtjänstens myndighetsutövning från grunden, i dag för barn och unga. Under vintern ansluter moduler för vuxenenheten, ekonomiskt bistånd, LSS och öppenvården.
Hur hanteras barnets delaktighet?
Fråga hur barnets egna ord hanteras i underlaget, och vad som händer när tre vuxna och ett barn sitter i samma möte. Många verktyg har inget svar alls på den frågan.
Hos oss skiljs talarna åt, så att det framgår vad barnet faktiskt sade och inte bara vad de vuxna beskrev. VeraVox innehåller särskilda funktioner för barnets delaktighet som vi gärna visar i demo.
Var lagras uppgifterna, och vem kan komma åt dem?
Fråga efter hela underbiträdeskedjan, inte bara efter var servern står. Flera tjänster lagrar inom EU men vilar på amerikanska molnleverantörer med globala underbiträden.
All behandling sker på servrar i Sverige, utan koppling till amerikanska molnleverantörer. Känsliga fält krypteras med nycklar som är specifika för varje kommun, och vid normal drift har vår egen personal ingen åtkomst till ljud, transkript eller utkast.
Juridik och dataskydd
Är det lagligt att spela in och transkribera klientsamtal i socialtjänsten?
I april 2026 publicerade Integritetsskyddsmyndigheten en rapport från sin innovationssandlåda tillsammans med Kalmar kommun, där myndigheten bedömer att det finns rättslig grund för AI-baserad transkribering i socialtjänsten och att transkribering och sammanfattning inte utgör automatiserat beslutsfattande.
Rapporten är vägledning och inte ett bindande beslut, och den prövade en annan leverantörs tjänst. Villkoren handlar om mänsklig kontroll, utbildning, tillräcklig tid för granskning och tydliga rutiner för gallring, kryptering och behörighetshantering.
Hur informeras klienten om inspelningen?
Rutinen är kommunens egen. Innan handläggaren kan starta en inspelning med VeraVox läses förinspelad information upp i rummet. Inspelningen går inte att starta utan att informationen först gåtts igenom. Den kan läsas upp på klientens språk och anpassas efter barnets ålder och mognad.
Var lagras ljudet och texten?
På servrar i Sverige, utan koppling till amerikanska molnleverantörer. Förinställda gallringstider följer den lagstadgade utredningstiden om fyra månader, med möjlighet att radera all information i förtid. Tiderna anpassas efter kommunens egna gallringsrutiner.
Tränas AI:n på våra uppgifter?
Nej. Inga uppgifter används för att träna modeller. Ljud och text finns bara i minnet under själva bearbetningen.
Lämnar siffrorna i ROI-kalkylatorn er dator?
Nej. Beräkningen sker helt i webbläsaren. Lön, antal handläggare, sjukfrånvaro och övriga uppgifter ni fyller i skickas aldrig till oss och lagras ingenstans. Stänger ni fliken är siffrorna borta.
Varför finns det ingen gratisversion att prova?
En handläggare som registrerar ett eget konto och spelar in ett klientsamtal har startat en personuppgiftsbehandling utan biträdesavtal, utan konsekvensbedömning och utan registrerat personuppgiftsansvar. Klientuppgifter kan enligt lag inte behandlas på en enskild medarbetares initiativ.
Avtalet tecknas därför alltid med kommunen. Vill ni se verktyget innan dess visar vi det på ett fingerat samtal utan personuppgifter, och ni kan beställa en kostnadsfri administrationsmätning som inte behandlar några klientuppgifter alls.
Vilken lagstiftning är VeraVox byggt för?
Offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen och socialtjänstlagen, tillsammans med GDPR och AI-förordningen. Det är socialtjänstens eget lagrum.
Gör VeraVox några bedömningar?
Nej. Verktyget värderar inte risk, drar inga slutsatser och föreslår inga insatser eller beslut. Det kan visa att en risk- eller skyddsfaktor nämnts, med referens till var i samtalet, men sammanvägningen gör socialsekreteraren.
Teknik och införande
Måste vi integrera VeraVox med vårt verksamhetssystem?
Nej. Den godkända texten förs över till akten utan teknisk integration, vilket gör att införandet inte behöver köa bakom IT-avdelningens systemprojekt. VeraVox är systemoberoende och fungerar oavsett om ni använder Combine, Treserva eller något annat.
Vad behöver IT-avdelningen göra?
Godkänna utgående HTTPS-trafik över TLS 1.3. Inga inkommande öppningar, inga VPN-tunnlar, inga fasta IP-adresser, ingen lokal installation och ingen MDM-profil.
Kan vi driva tjänsten själva?
Ja. Applikationen är paketerad som containrar med databasen inkluderad och kan köras i er egen Kubernetes-miljö. Samma tekniska kontroller gäller oavsett driftmodell.
Hur hjälper VeraVox en ny medarbetare?
Utkastet byggs utifrån socialtjänstens handläggningsregler, Socialstyrelsens riktlinjer och BBIC. En nyanställd utan handläggningsvana får därmed en struktur att förhålla sig till direkt, i stället för att först behöva lära sig vad som ska stå under vilken rubrik.
För verksamheten innebär det att erfarna kollegor lägger mindre tid på att läsa och rätta andras anteckningar, vilket är en kostnad som sällan syns i någon budget.
Blir dokumentationen mer likvärdig?
Eftersom alla utkast utgår från samma regelverk och samma struktur minskar skillnaderna mellan enskilda handläggares sätt att dokumentera.
Hur lång tid tar ett införande?
Utbildning och uppstart genomförs på en dag för en verksamhet. Administrationsmätningen före införandet tar två veckor och säkerställer att ni har ett utgångsvärde att jämföra mot när verktyget varit i drift ett halvår.
Fungerar det i större möten, som SIP och SSPF?
Ja. Upp till tolv deltagare kan skiljas åt, och varje talare får egen färg och roll i transkriptet. Det är i just de stora mötena som manuell efterhandsmarkering av vem som sagt vad annars brukar skapa mest merarbete vid generella transkriberingsverktyg.
Finns stöd för tolk?
Ja, en inbyggd tolkfunktion med 70 språk ingår.
Avtal och pris
Vad kostar det?
Årslicens i fem nivåer beroende på antal handläggare som finns i er verksamhet. I priset ingår införande, utbildning, administrationsmätning före och efter, säkerhets- och compliancepaketet samt support som besvaras av en människa.
Behöver vi upphandla?
Vi säljer fasta tvåårsavtal utan automatisk förlängning. Bedömningen av vad som gäller för just er ligger hos kommunens upphandlingsfunktion, och vi lämnar gärna underlag till den bedömningen.
Vad händer om vi växer under avtalstiden?
Tillkommande handläggare inom samma nivå faktureras styckvis till nivåns genomsnittspris, så att ni slipper omförhandla avtalet så snart organisationen förändras. Vid nästa avtalsperiod flyttas ni till den nivå som stämmer med det faktiska antalet.
Är mätningen verkligen kostnadsfri?
Ja. Administrationsmätningen är gratis, kräver inget avtal och medför ingen köpskyldighet. Rapporten är er att behålla oavsett vad ni bestämmer er för. Vi tar emot ett begränsat antal förfrågningar under hösten 2026.
Vad täcker vuxenmodulen?
Ekonomiskt bistånd, missbruk, psykisk ohälsa, LSS och öppenvården, med samma dokumentationslogik och anpassad rubrikstruktur. Modulerna ansluter under vintern.
Hittade ni inte svaret?
Skriv till oss så svarar en av grundarna.